Rahapalkan lisäksi työnantaja voi suoda työntekijöilleen monenlaisia etuuksia. Työntekijä voi asua työnantajan huoneistossa, syödä työnantajan "laskuun" sekä ajaa työnantajan omistamalla autolla ja käyttää myös muita työnantajan omistamia teknisiä laitteita omassa käytössään. Näille on lain mukaan määritetty rahallinen arvo, etuuden arvo. Etuudet ovat myös verotettavaa tuloa, joka pitää ilmoittaa verottajalle. Kun rahapalkka ja etuisuuksien arvot lasketaan yhteen, saadaan työntekijän kokonaispalkka.

Työntekijä ei saa kokonaispalkkaansa (= rahapalkka + etuisuudet) oikeastaan koskaan täysimääräisenä käyttöönsä, vaan osa palkasta kerätään lakisääteisesti muihin tarkoituksiin. Työtä tehdessään työntekijän on tehtävä aina osa työstä yhteisiin kassoihin eli valtiolle, kunnille, vakuutuslaitoksille ja ammattiliitoille. Nämä huolehtivat yhteisistä töistä sekä niistä, jotka syystä tai toisesta eivät voi tehdä työtä. Palkkarivien oheen on siis pakko lisätä useita palkan käteen jäävää summaa vähentäviä rivejä.

Vuonna 2019 avautui Kansallinen Tulorekisteri, joka toimii mm. palkkojen ja vakuutustietojen ilmoitusvälineenä (ks. tulorekisteri.fi). Wth2020 tuottaa XML-tiedoston, jolla voi kuukausittain ilmoittaa tulorekisteriin palkkatietoja ja työnantajan erillisilmoituksia. Hyvin moni asia muuttui.

Palkanlaskennan avuksi on laadittu useita internet-sivustoja ja kirjoitettu lukuisia kirjoja. Lähes kaikki tärkeimmät tiedot palkanmaksajalle löytyvät sivulta:
http://www.yrittajat.fi/fi-FI/tyonantajanabc

Sivustolla tulorekisteri.fi on suuri määrä tietoa uusista ilmoitukäytännöistä.

Uudehko palkanmaksua käsittelevä kirja: Juha Stenbacka - Terttu Savolainen: Palkanlaskenta. SanomaPro Oy, 2014.

Palkanlaskentaohjelma koostuu palkanmaksajakohtaisesta perustiedostosta (.Pfb), johon kootaan ensinnäkin pääruudulla näkyvät tiedot palkansaajista ja palkansaajakohtaisista palkkariveistä. Palkkariveille valitaan palkkalajeja (F4), joilla on erilaisia ominaisuuksia. Lähes jokainen palkkalaji kuuluu myös johonkin tulolajiin. Osa palkkalajeista lisää palkkaa ja osa siirtää palkasta eriä muihin tarkoituksiin. Perustiedosto sisältää myös useita asetuksia, joissa on edelleen mm. linkkejä aputiedostoihin.

Palkansaajien tiedot kirjoitetaan erilliseen palkansaajarekisteriin, joka avautuu pääruudun yläosasta kohdasta Henkilöt. Rekisteriin merkitään kaikki palkan määräytymiseen tarvittavat tiedot. Lisäksi rekisterissä on kenttiä, joihin voi koota muita tietoja työsuhteesta. Tulorekisterin vuoksi kenttiä on paljon - lähes 100 - mutta kaikkia tuskin koskaan tarvitaan.

Henkilöt valitaan palkansaajarekisteristä pääsivun yläosaan pikavalinnalla F4. Samalla ruudulle tulee palkkalajin tulolaji. Jos haluat valita henkilöt nimien mukaisesti järjestetystä listasta näpäytä hiirellä päänimikenttää. Listasta voit selata henkilöitä kirjoittamalla nimen alkua; välilyönti nollaa haun. Valinta tapahtuu kaksoisnäpäytyksellä tai Enerillä tai oikean alareinan Hyväksy-painikkeella..

Palkkalajit ovat esitäytettyinä tulolajirekisterissä, joka avautuu ylhäältä kohdasta Tulolajit. Erilaisia palkkalajeja likimain parisataa, mutta niitä voi lisätä myös itse muiden palkkalajien esimerkkien mukaisesti. Jokaisella palkkalajilla on useita ominaisuuksia, joista tärkein on kuuluminen jonkun tulolajin alle. Palkkalajit vaikuttavat rahan tai etuisuuksien määriin, vähennyksiin, rahasiirtoihin, palkkalajin näkymiseen tulosteissa jne.

Palkkalaji valitaan pääruudulle pikavalinnalla F4. Ruudulle tulee palkkalajin nimi, sisäinen numerotunnus, tulolajin numero sekä mahdollinen palkkalajiin liittyvä rahamäärä tai vaihtoehtoisesti prosenttiarvo sekä palkkalajin prosenttiarvon perusteena oleva palkkalaji tai sisäinen palkkatili (lähdetili). Palkkalajiin voi liittyä myös useita loogisia kenttiä, jotka märittävät palkkalajin yhteyksiä muodostuviin yhteenlaskutuloksiin. 

Huomaa, että kun henkilö tai palkkalaji on kerran valittu, valintatilanteen tiedot jäävät palkkatapahtumaan pysyviksi; ne eivät siis muutu, vaikka muuttaisit tietoja palkansaajarekisterissä tai tulolajirekisterissä. Valintatilanteen on jäätävä pysyväksi, koska juuri se määrittää maksettavan palkan tietynhetkisen tilanteen mukaisesti. Jos kuitenkin palkkaa ei ole maksettu ja korjaat joko henkilön tai palkkalajin virheellisiä tietoja, valitse henkilö tai palkkalaji F4:llä uudelleen.

Palkkarivikentät jatkuvat myös tavallisesti näkyvissä olevan ruudun oikealle puolelle, mutta näitä tietoja tarvitaan harvemmin. Niitä on kuitenkin tutkittava aina poikkeuksellisissa tilanteissa. Vieritä siis ainakin epäilyttävissä tilanteissa piilossa olevat kentät näkyviin ja selvitä, ovatko kentissä olevat määritykset oikein. Jos niissä on verotukseen, vakuutuksiin, työsopimukseesi tai tilanteeseesi nähden vääriä arvoja, tee muutokset tulolajirekisteriin ja valitse tulolaji uudelleen.

Perusikkunan palkkarivin piilosarakkeet tililtä ja tilille ilmoittavat, miltä tililtä rahasumma tai etuus otetaan ja mille tilille summa lisätään. Palkkatilejä puolestaan käytetään erilaisten prosenttiosuuksien perusteiksi sekä ennen kaikkea tulosteita muodostettaessa. Poista -sarakkeeseen voidaan jo palkkalajirekisterissä valita jokin palkkatili, josta palkkalajin summa poistetaan. Esimerkiksi lomakorvaus työsuhteen päättyessä menee ensin normaalia reittiä vakuutusten perusteeksi, mutta tämä lomakorvaustyyppi pitää siitä kuitenkin poistaa.

Tiettyjen palkkalajien kohdalla sekä työntekijän että työnantajan tili voi olla myös jokin erikoistili. Lopulta summat kerääntyvät muutamille koontitileille.

Palkkoja kirjatessa kannattaa katselle pääikkunan alaosan kertymäruutuja. Jos jokin palkkalaji ei vaikutakaan summiin tai vaikuttaa virheellisesti, kannattaa katsoa, onko jokin määritys palkkalajirekisterissä väärin. Palkkarivillä määrityksiä ei pääse muuttamaan.

Kun palkkariveille valitaan F4:llä palkkalajeja, täytettäväksi jää useimmiten vain määrä-kenttä. Joskus myös rahasumman absoluuttinen arvo tai prosenttiarvo voivat olla vaihtuvia; jompi kumpi on silloin kirjoitettava itse. Kun määrä ja rahasumma ovat valmiina, ohjelma laskee rivisumman. Muutamien palkkalajien prosenttiarvot määräytyvät palkansaajan iän mukaisesti. Ohjelma arvioi iän henkilön SOTU-tunnuksen perusteella (ikä tulee talletustilanteessa SOTU-kenttään).

Saadut rivisummat otetaan aina joltakin palkkatililtä ja viedään jollekin toiselle palkkatilille (kuten kirjanpidossa!). Yleisin siirto on rahan siirto työnantajan tililtä työntekijän tilille (Ta -> Tt). Kun tapahtuma talletetaan, ohjelma suorittaa laajempia laskentoja. Ennakonpidätyksen määrää arvioitaessa tarvitaan alkukauden palkanmaksutiedot. Nämä ovat erilllisessä tiedostossa, joka uusitaan aina heti, jos tiedosto vaikuttaa vanhentuneelta. Tietoja tarvitaan myös palkkalaskelmassa, palkkakortissa, palkkalistassa ja muissa mahdollisissa tilastoissa. Ennakonpidätyksen laskennan näet erillisestä ikkunasta, joka avautuu jonkun palkansaajan kohdalla Alt-V:llä.